不可不知的职场高效工作技能
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你的时间怎样使用才是最有效率的?每天工作繁忙如无头苍蝇时,你是不是总是觉得自己毫无章法?工作每天都一样,但是为什么有些人总是能够准时下班?
        那是因为他们掌握了方法、工具,懂得如何运用已有的结论帮助自己做出改变。苦于没有方法或者工具可以帮助你提升工作速度?今天推荐的都是经过实践证明的高效工作方法和工具。

 

一、让你“开窍”,高效的工作方法  

或许你也是每天在认真的工作。但是往往毫无章法,下面这些都是优秀人士在职场上长期实践总结的工作方法,一定可以让你“开窍”。

 

 WBS任务分解法

 

 WBS是一个描述思路的规划和设计工具。帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。

 学会分解任务,只有将任务分解得足够细,你才能心里有数,有条不紊地工作,统筹安排你的时间表。

 

WBS分解:

1.将主体目标逐步细化分解,直到最底层的任务活动;
2.可直接分派到个人去完成;

3.每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。


GTD时间管理法

 GTDGetting Things Done)就是把事情做完,GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并自己一一去执行。GTD方法认为压力不是来自于大脑本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。

 所以一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情,是一种消灭压力的高效工作方法。

 GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾行动五个步骤

说明: GTD1.jpg

收集:在电脑上或者本子上将你所有没有做完的事情,没有整理完的念头罗列出来。

整理:整理自己收集的未完成事情,按照是否可以付诸行动进行分区。对于不能付诸行动的内容,按照日后可能需要处理以及垃圾分类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟 内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。

组织:对参考资料的组织主要就是建立一个文档管理系统,对下一步组织,可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

回顾:每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,回顾的同时进行未来一周的计划工作。

执行:按照每份清单开始行动。

番茄工作法

番茄工作法弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种简单易行的时间管理方法。强调通过量化执行任务时间来改善工作效率。

 通过设置任务的工作时长为30分钟,将番茄时间设为25分钟,以及5分钟的休息时间。从而减少时间焦虑、提升集中力和注意力,并且保证任务的高质量完成。

 

实施方法:

1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务记录下来。

2、设定你的番茄时间是25分钟。开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒。

3、停止工作,并在列表里该项任务后画个X。休息3~5分钟。

4、开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉。

5、每四个番茄钟后,休息25分钟。

在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情:

a.非得马上做不可的话,停止这个番茄钟并宣告它作废,去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;

b.不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面做标记一个表示打扰,并将这件事记在另一个列表里。比如叫“计划外事件”,然后接着完成这个番茄钟。

 80/20法则

80/20法则》作者帕雷托认为生活中一切具有不平衡性。20%的人口拥有80%的财富,20%的员工创造了80%的价值。同样,80%的工作由20%的时间创造。

 所以工作中应避免将时间花在琐碎的问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效,出色地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。

说明: 8020.jpg

所以在工作中应该优先用最有效的时间去完成80%的工作,把自己最佳的工作时间分配做最有价值的事情。 


二、无有工作,经典工作帮手 

有了好的方式,当然要有好用的工具辅助。这样你就可以无忧了完成   一天的工作了,下面这些好用的工具,绝对是你的办公室好帮手。 

思维导图

思维导图运用图文并重的技巧,把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来,把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接。

思维导图把脑海中抽象的想法形象的用图形表达出来。对你的思想进行梳理并使它逐渐清晰。在工作中思维导图可以帮助你设计简历、做决策、列计划、记笔记等。

英国管理学作家DrTonyTurrill曾说, “思维导图可以让复杂的问题变得非常简单,简单到可以在一张纸上画出来,让您一下看到问题的全部。它的另一个巨大优势是随着问题的发展,您可以几乎不费吹灰之力地在原有的基础上对问题加以延伸。”

最常用的思维导图软件,则是MindManagerXmind以及在线版的百度脑图。

 

说明: 思维导图2.jpg

 

文档归纳笔记

好记性不如烂笔头,文档一定是可以帮你记录重点信息最可靠的方式。有效的文档辅助工具在工作中则是如虎添翼。

OneNote可以说是所有记事本文档的结合体。只要你想得到的文档功能,它几乎都有。记录文本、图像以及音频和视频,处理几乎各种类型文档。它甚至可以把复制的图片以及PDF转化文字。

  OneNote还自带保存功能以及三级子菜单文档,并提供了强大的搜索功能和易用的共享笔记本。

时间消耗统计

TimeMeter,不仅仅可以记录每天所做的事情,还包括每件事情的比例,如下图。最重要的是,TimeMeter的数据可以导出,可以进一步进行强大的分析。

说明: 时间管理.jpg


 

该篇文章原址转自:职场实用技能
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